Cos'è la conservazionesostitutiva?
La conservazione sostitutiva è il regime italiano per l'archiviazione digitale a valore legale: i documenti informatici conservati secondo le regole AgID sostituiscono gli originali cartacei con piena efficacia giuridica.
Valore legale, conservato in digitale.
La conservazione sostitutiva (oggi più propriamente conservazione digitale a norma) è il quadro giuridico italiano in base al quale i documenti informatici, conservati secondo le Linee guida AgID con garanzie di integrità, marca temporale e firma digitale, hanno lo stesso valore probatorio degli originali cartacei. È ciò che consente alle aziende italiane di eliminare la carta e fare pieno affidamento sull'archivio digitale, ed è terreno obbligato per i documenti fiscali come la fattura elettronica.
La conservazione vera e propria è svolta da conservatori accreditati. La qualità di ciò che entra in conservazione, però, si decide a monte: i documenti devono essere classificati, indicizzati e accompagnati da metadati strutturati corretti per essere reperibili e giuridicamente utili per i dieci anni successivi.
Equivalenza giuridica
La conservazione digitale a norma sostituisce l'originale cartaceo, con pieno valore probatorio.
Requisiti rigorosi
Integrità, marca temporale, firma digitale e metadati secondo le regole AgID, su periodi di conservazione di dieci anni e oltre.
Ciò che conta è a monte
La qualità di classificazione e metadati in ingresso decide l'usabilità dell'archivio negli anni a venire.
Dove si inserisce MiruIQ.
MiruIQ è il passaggio a monte: cura la classificazione dei documenti, estrae i metadati strutturati (numeri, date, controparti, riferimenti ai DDT) e consegna record puliti e indicizzati al vostro conservatore accreditato o sistema di archiviazione, così ciò che entra in conservazione è reperibile e coerente.
Conservazione sostitutiva: le domande
Le domande più frequenti dei team italiani sulla conservazione.
I documenti fiscali e giuridicamente rilevanti: le fatture elettroniche (che nascono digitali e non possono esistere su carta), ma anche DDT, contratti, libri paga e corrispondenza che un'azienda vuole conservare con valore legale eliminando la carta. Gli obblighi di conservazione durano tipicamente dieci anni o più.
No, ed è una scelta deliberata: la conservazione è svolta da conservatori accreditati. MiruIQ prepara ciò che ricevono: documenti classificati con metadati estratti e validati, così l'archivio è completo e ricercabile. Metadati sbagliati in ingresso diventano un problema di conformità dieci anni dopo; è questo il problema che MiruIQ elimina.
Provatelo sui vostri documenti.
La prova gratuita di 14 giorni copre 200 documenti: abbastanza per definire i vostri schemi, elaborare file reali e misurare i risultati prima che qualcuno vi chiami.