Qu'est-ce que la conservazionesostitutiva ?
La conservazione sostitutiva est le régime italien d'archivage numérique à valeur légale : les documents numériques conservés selon les règles de l'AgID remplacent les originaux papier avec pleine force juridique.
La valeur légale, préservée en numérique.
La conservazione sostitutiva (aussi appelée conservazione digitale a norma) est le cadre juridique italien dans lequel des documents électroniques, conservés selon les règles de l'AgID avec garanties d'intégrité, horodatage et signatures, ont la même force juridique que les originaux papier. C'est ce qui permet aux entreprises italiennes de détruire le papier et de s'appuyer sur l'archive numérique, et c'est un terrain obligatoire pour les documents fiscaux comme les factures électroniques.
La conservation elle-même est assurée par des prestataires de conservazione accrédités. La qualité de ce qui entre en conservation se décide toutefois en amont : les documents doivent être classifiés, indexés et accompagnés de métadonnées structurées correctes pour rester trouvables et juridiquement utiles pendant la décennie qui suit.
L'équivalence juridique
La conservation numérique conforme remplace l'original papier, avec valeur probante.
Des exigences strictes
Intégrité, horodatage, signatures et métadonnées selon les règles de l'AgID, sur des durées de conservation de 10 ans et plus.
L'amont est décisif
La qualité de la classification et des métadonnées à la réception décide de l'utilisabilité future de l'archive.
La place de MiruIQ.
MiruIQ est l'étape amont : la plateforme classifie les documents, extrait les métadonnées structurées (numéros, dates, parties, références DDT) et livre des enregistrements propres et indexés à votre prestataire de conservazione ou à votre système d'archivage, pour que ce qui est conservé soit trouvable et cohérent.
Questions sur la conservazione
Ce que les équipes italiennes demandent sur la conservazione.
Les documents fiscaux et juridiquement pertinents : les factures électroniques (nativement numériques, elles ne peuvent pas exister sur papier), mais aussi les DDT (documento di trasporto), les contrats, les registres de paie et la correspondance qu'une entreprise veut conserver avec valeur légale tout en détruisant le papier. Les obligations de conservation courent en général sur dix ans ou plus.
Non, et c'est délibéré : la conservation est effectuée par des prestataires de conservazione accrédités. MiruIQ prépare ce qu'ils reçoivent : des documents classifiés avec des métadonnées extraites et validées, pour que l'archive soit complète et interrogeable. De mauvaises métadonnées à la réception deviennent un problème de conformité dix ans plus tard ; c'est ce problème que MiruIQ élimine.
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